เปลี่ยน Work Hard เป็น Work Smart ด้วยเทคนิค ‘แบ่งเวลาทำงาน’ ให้สนุกและเสร็จทัน

เคยรู้สึกไหมว่า อยากให้หนึ่งวันมีมากกว่า 24 ชั่วโมง เพื่อจะได้แบ่งเวลามาทำงานให้เสร็จทันส่ง เพราะเวลาทำงานแค่ 8 ชั่วโมงต่อวันสำหรับหลาย ๆ คน หากเปรียบเทียบกับปริมาณงานที่กองรอเป็นภูเขา เวลาที่มีอยู่กลับน้อยนิดและคงไม่พอให้เคลียร์งานทั้งหมด

แต่ความจริงก็คือ ทุกคนยังมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากันเหมือนเดิม แล้วงานที่ได้รับมอบหมายก็ยังเยอะไม่เปลี่ยนแปลง ดังนั้น หนทางเดียวที่จะช่วยให้คนทำงานได้ใช้ประโยชน์จากเวลาซึ่งมีอยู่อย่างจำกัดได้คุ้มค่าที่สุด ย่อมไม่ใช่การเพิ่มชั่วโมงทำงาน แต่เป็นการเลือกบริหารเวลาทำงาน 8 ชั่วโมงในแต่ละวันด้วยวิธีการใหม่ ๆ ที่คนทำงานส่วนใหญ่มักจะมองข้ามไป

LIVE TO LIFE ขอแนะนำให้รู้จักกับ ‘เทคนิคแบ่งเวลาทำงาน’ ทั้ง 5 เทคนิค ซึ่งไม่เพียงช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นจนเสร็จตามกำหนด แต่ยังช่วยพลิกชีวิตคนทำงานจาก Work Hard เป็น Work Smart พร้อมปลุกความรู้สึกท้าทายและความภูมิใจในตัวเอง กลายเป็นการทำงานที่มีความสุขและสนุกกว่าทุกครั้งที่ผ่านมา

1. เทคนิค Pomodoro :

แบ่งเวลาทำงานเป็นส่วน ๆ เหมือนหั่นมะเขือเทศ

คำว่า Pomodoro เป็นภาษาอิตาเลี่ยน แปลว่ามะเขือเทศสีแดง เพราะผู้คิดค้นเทคนิคนี้ คือ ฟรานเชสโก ซิริลโล (Francesco Cirillo) วิศวกรซอฟต์แวร์ชาวอิตาเลียน โดยได้แรงบันดาลใจมาจากการทำงานของนาฬิกาจับเวลาทำอาหารรูปทรงมะเขือเทศ ที่เขาริเริ่มลองนำมาใช้จับเวลาอ่านหนังสือและทำงานส่งอาจารย์สมัยเรียนมหาวิทยาลัย ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้กลับดีเกินคาด เพราะการแบ่งเวลาทำงานออกเป็นส่วน ๆ เหมือนหั่นมะเขือเทศ ช่วยจัดระเบียบความคิดในหัวว่าต้องทำอะไรเป็นอันดับแรก ทำให้มีสมาธิและตั้งใจทำงานได้เต็มที่

เทคนิค Pomodoro แบ่งเวลาทำงานอย่างไร?

(1) กำหนดตัวงานที่ต้องการทำ

(2) ตั้งเวลาทำงาน 25 นาที เพื่อจดจ่ออยู่กับงานนั้นอย่างเดียวโดยไม่สนใจสิ่งอื่น แนะนำให้ตัดสิ่งที่คิดว่าจะรบกวนเวลาทำงานออกไป เช่น ปิดเสียงแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย ปิดเสียงเรียกเข้าโทรศัพท์ 

(3) เมื่อครบเวลาทำงาน 25 นาที ให้หยุดพัก 5 นาที

(4) สลับตั้งเวลาทำงาน 25 นาที และเวลาหยุดพัก 5 นาที ให้ครบ 4 รอบ (25-5, 25-5, 25-5, 25) หลังจากครบเวลาทำงาน 25 นาที ในรอบที่ 4 ให้เพิ่มเวลาหยุดพักเป็น 15-30 นาที

(5) หากงานยังไม่เสร็จ เพราะบางงานจำเป็นต้องใช้เวลานาน ให้กลับไปเริ่มตั้งเวลาทำงาน 25 นาทีใหม่อีกครั้ง แล้ววนรอบไปเรื่อย ๆ ตามข้อ (2) - (4) จนกว่าจะทำงานนั้นเสร็จ

เทคนิค Pomodoro เหมาะกับงานแบบไหน?

เทคนิค Pomodoro ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับงานเดี่ยวหรือคนทำงานคนเดียว โดยเฉพาะฟรีแลนซ์ที่รับงานมาทำ ซึ่งมีกำหนดส่งชัดเจนและทำเสร็จได้ด้วยตัวเอง โดยไม่จำเป็นต้องคอยติดต่อหรือประสานงานกับใครขณะทำงาน ไม่อย่างนั้นจะเป็นการรบกวนเวลาทำงานที่แบ่งออกเป็นช่วงสั้น ๆ 25 นาที ทำให้หลุดโฟกัสจนทำงานไม่ได้หรือได้ไม่ดี ในทางตรงกันข้าม หากใช้เทคนิค Pomodoro เป็นประจำ จะช่วยสร้างนิสัยให้เป็นคนกระตือรือร้นและมีวินัยในการทำงาน

2. เทคนิค 2-Minute Rule :

แบ่งเวลาทำงานให้เสร็จได้ ใช้แค่ 2 นาที

คนทำงานจำนวนไม่น้อยตัดสินใจได้ไม่เด็ดขาดว่าควรหยิบจับงานไหนมาทำก่อนเป็นงานแรก ทำให้เวลาผ่านไปตั้งนาน แต่งานกลับไม่เดิน หรือไม่ก็ชอบผัดวันประกันพรุ่ง ทำให้ต้องใช้เวลาทำงานนั้นมากกว่าที่ควรจะเป็น เทคนิค 2-Minute Rule จะช่วยปรับนิสัยขี้เกียจและช่วยแบ่งเวลาทำงานให้คนที่ชอบต่อรองกับตัวเองด้วยคำทำนองว่า “เดี๋ยวก่อน ค่อยทำทีหลังก็ได้” กลายเป็นคนทำงานทันที รับผิดชอบมากขึ้น ด้วยการตัดสินใจทำงานให้เสร็จภายในเวลา 2 นาทีเท่านั้น

เทคนิค 2-Minute Rule แบ่งเวลาทำงานอย่างไร?

(1) ทบทวนงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายให้ทำ

(2) เลือกงานที่สามารถทำเสร็จได้ภายในเวลา 2 นาที มาทำก่อน

(3) เพื่อความสนุกและความท้าทายตัวเอง แนะนำให้จับเวลา 2 นาที แล้วทำงานนั้นให้เสร็จภายในเวลากำหนด

(4) หากเป็นงานที่ใช้เวลาทำนานหลายนาที หรือนานเป็นชั่วโมง แนะนำให้แบ่งงานนั้นออกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ที่ใช้เวลาทำไม่เกิน 2 นาที แล้วลงมือทำทีละขั้นจนงานเสร็จ

เทคนิค 2-Minute Rule เหมาะกับงานแบบไหน?

ด้วยวิธีการแบ่งเวลาทำงานให้เสร็จภายใน 2 นาที เทคนิค 2-Minute Rule จึงเหมาะกับงานยิบย่อยที่ใช้เวลาทำสั้น ๆ เช่น ตอบอีเมล จัดเอกสาร ยืนยันนัดหมาย หากทำเทคนิคนี้สม่ำเสมอจนติดเป็นนิสัย ผลลัพธ์จะไม่ได้จำกัดอยู่แค่ตัวงานที่ทำเสร็จ แต่ส่งผลถึงตัวคนทำงานด้วย ซึ่งจะช่วยเปลี่ยนแปลงความคิดและพฤติกรรมการทำงานไปในทางที่ดี เพราะสามารถเอาชนะความเกียจคร้านได้อยู่หมัด

3. เทคนิค 52/17 Rule :

แบ่งเวลาทำงานใหม่ให้พอเหมาะพอดี

ลองคิดดูว่าจะเป็นอย่างไร หากต้องโหมทำงานต่อเนื่องตลอดวัน มีเวลาพักพอให้หายใจหายคอแค่ตอนเที่ยงชั่วโมงเดียว แน่นอนว่าส่งผลเสียกับงานมากกว่าผลดี เพราะการทำงานแบบไม่มีเวลาพัก จะทำให้ล้าง่าย หัวตันคิดงานไม่ออก และเบื่อหน่ายจนไม่อยากทำงานต่อ แต่การศึกษาด้านจิตวิทยาและประสาทวิทยาเกี่ยวกับการทำงานยืนยันว่า ระยะเวลาต่อเนื่องที่คนส่วนใหญ่จะสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพที่สุด คือ 52 นาที หลังจากนั้นประสิทธิภาพจะลดลง จึงจำเป็นต้องหยุดพักจากการทำงานเป็นเวลา 17 นาที กลายเป็นที่มาของเทคนิค 52/17 Rule ซึ่งช่วยให้คนทำงานแบ่งเวลาทำงานใหม่ให้พอเหมาะพอดี

เทคนิค 52/17 Rule แบ่งเวลาทำงานอย่างไร?

(1) กำหนดตัวงานที่ต้องการทำ

(2) ทำงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 52 นาที

(3) เมื่อครบเวลาทำงาน 52 นาที ให้หยุดพัก 17 นาที

(4) สลับระหว่างเวลาทำงาน 52 นาที และเวลาหยุดพัก 17 นาที วนไปเรื่อย ๆ จนถึงเวลาเลิกงาน

เทคนิค 52/17 Rule เหมาะกับงานแบบไหน?

คนทำงานสายครีเอทีฟที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ผลงานที่มีความสดใหม่อยู่เสมอ ควรแบ่งเวลาทำงานโดยใช้เทคนิค 52/17 Rule มากกว่าคนทำงานสายอื่น เพราะเป็นเทคนิคที่ช่วยจัดสมดุลระหว่างเวลาทำงานกับเวลาหยุดพักสมอง นอกจากจะเป็นเทคนิคที่ไม่กดดันคนทำงานให้รู้สึกเคร่งเครียดเกินไปแล้ว ยังทำให้คนทำงานรู้สึกกระปรี้กระเปร่า เหมือนได้รีเซตเวลาทำงานให้ตัวเองพร้อมลุยทุกงานตลอดเวลา

4. เทคนิค 90-Minute :

แบ่งเวลาทำงานตามจังหวะการทำงานของร่างกาย

ขณะหลับ ร่างกายจะเข้าสู่สภาวะ Ultradian Rhythm เป็นจังหวะหลับที่สลับไปมาระหว่างหลับลึกกับหลับตื้น ซึ่งกินเวลาประมาณ 110 นาทีต่อรอบ หมายความว่าเราทุกคนไม่ได้หลับลึกจนถึงเช้า แต่จะมีช่วงหลับ ๆ ตื่น ๆ คอยช่วยให้ร่างกายไม่ต้องทำงานหนักตลอดเวลา ไม่อย่างนั้นทุกคนคงจะตื่นมาด้วยความรู้สึกอ่อนเพลีย กลไกของร่างกายข้อนี้เอง ทำให้เกิดเทคนิค 90-Minute เพื่อกำหนดจังหวะการทำงานที่มีเวลาพักอย่างเหมาะสม เพราะการทำงานโดยไม่พักหรือพักน้อยไป จะทำให้คนทำงานเหนื่อยเกินจำเป็น ส่วนผลงานก็ออกมาไม่ดีตามไปด้วย

เทคนิค 90-Minute แบ่งเวลาทำงานอย่างไร?

(1) กำหนดตัวงานที่ต้องการทำ

(2) ทำงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลา 90 นาที

(3) เมื่อครบเวลาทำงาน 90 นาที ให้หยุดพัก 20 นาที รวมเวลา 110 นาที นับเป็น 1 รอบ

(4) สลับระหว่างเวลาทำงาน 90 นาที และเวลาหยุดพัก 20 นาที ให้ครบเป็นรอบ ๆ

เทคนิค 90-Minute เหมาะกับงานแบบไหน?

แม้ว่าการแบ่งเวลาทำงานด้วยเทคนิค 90-Minute จะคล้ายคลึงกับเทคนิค Pomodoro แต่ต่างกันตรงที่ให้เวลาทำงานและเวลาพักยาวนานกว่า เทคนิค 90-Minute จึงเหมาะกับงานยากและงานที่มีความซับซ้อน ซึ่งต้องใช้เวลาทำนานกว่างานทั่วไป เทคนิคนี้จะช่วยให้คนทำงานรับมือกับงานยากได้อย่างสบายใจ เพราะมีเวลางานและเวลาพักคอยกำกับอยู่ ทำให้ไม่รู้สึกว่างานหนักหรือต้องรีบร้อนทำงานให้เสร็จ ช่วยลดความเสี่ยงภาวะออฟฟิศซินโดรมได้ด้วย เพราะเวลาหยุดพัก เปิดโอกาสให้คนทำงานได้ยืดเส้นยืดสาย ไม่ต้องนั่งอยู่แต่หน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานาน ๆ

5. เทคนิค Time Blocking :

แบ่งเวลาทำงานตลอดวันให้ทันเดดไลน์

คนทำงานทุกคนย่อมอยากเอาชนะเดดไลน์ หรือก็คือทำงานให้เสร็จทันส่งก่อนถึงกำหนด เพราะแสดงให้เห็นว่า เป็นคนมีความรับผิดชอบและสามารถจัดการเวลาได้ดี แต่ปริมาณงานที่ถาโถมเข้ามาอย่างต่อเนื่อง อาจทำให้หลงลืมและสับสนเดดไลน์ได้ หากใช้เทคนิค Time Blocking ซึ่งทำหน้าที่เหมือนกับปฏิทินประจำตัวคนทำงาน นอกจากจะช่วยแบ่งเวลาทำงานตลอดทั้งวันแล้ว ยังทำให้เห็นภาพรวมว่าตอนนี้มีงานอะไรที่ต้องสะสางบ้างในแต่ละวัน 

เทคนิค Time Blocking แบ่งเวลาทำงานอย่างไร?

(1) เขียนหรือสร้างตารางขึ้นมา 8 ช่อง แทนเวลาทำงาน 8 ชั่วโมง

(2) เขียนงานที่ได้รับมอบหมายเป็นข้อ ๆ พร้อมกำหนดส่ง ซึ่งต้องลงรายละเอียดถึงวันและเวลาที่แน่นอน เพราะเป็นตัวกำหนดให้คนทำงานจัดลำดับความสำคัญของงานได้

(3) ประเมินเวลาที่ต้องการใช้ทำงานแต่ละอย่าง

(4) เรียงลำดับงานลงในตารางทั้ง 8 ช่องตามที่วางแผนไว้ หากมีงานที่ต้องทำต่อเนื่อง แนะนำให้สร้างตารางของวันถัดมาเพื่อป้องกันไม่ให้งานนั้นตกหล่น

เทคนิค Time Blocking เหมาะกับงานแบบไหน?

ไม่ว่าใครจะทำอาชีพไหน ทุกคนสามารถนำเทคนิค Time Blocking ไปใช้ได้ เพราะเป็นเทคนิคแบ่งเวลาที่เหมาะกับงานทุกแบบ โดยเฉพาะคนที่ต้องทำงานเป็นทีมหรือติดต่อกับคนหลายฝ่ายเป็นกิจวัตร อย่างงานเลขานุการหรืองานประสานงาน ซึ่งเทคนิคนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้ทำงานได้อย่างลุล่วง ที่สำคัญยังสามารถเปิดเผยตารางที่แบ่งเวลาทำงานไว้เสร็จแล้วให้เพื่อนร่วมงาน หัวหน้า และคนที่เกี่ยวข้องรับรู้ได้ด้วย เพื่อความคล่องตัวของทุกคนทุกฝ่าย สมกับคำว่า Work Smart โดยไม่ต้องคอยถามกันให้เสียเวลา

อ้างอิง

• Bradford Cross. Time Blocking: Calendar Scheduling and Time Management to be Happier and More Productive. https://bit.ly/41YbEz1
• James Clear. How the 2-minute rule can help you beat procrastination and start new habits. https://cnb.cx/2DGqIYx
• Sanjana Gupta. What Is the Pomodoro Technique?. https://bit.ly/41EBNCN
• Sabina Kacinova. The Mysterious Rule of 52 and 17. https://bit.ly/3mHLtgR
• Tony Schwartz. A 90-Minute Plan for Personal Effectiveness. https://bit.ly/3GU0wLb